Digitale Transformation trifft Dokumentensicherheit

Die ASVG führt den envisia finder ein

ASVG GmbH

Seit über 35 Jahren ist die ASVG GmbH mit Sitz in Rastatt in der Telekommunikationsbranche tätig. Als erfahrener sowie leistungsstarker Distributor und Exklusivpartner der Telekom Deutschland GmbH gilt sie als bedeutender Ansprechpartner für den Telekommunikations-Fachhandel in Deutschland.

Die ASVG ist Lieferant für Kommunikationstechnologie und Anbieter von kundenspezifischen Dienstleistungen. Sie entwickelt zukunftsorientierte Fachhandelskonzepte und begleitet Ihre Kunden auf dem Weg in die digitale Zukunft.

ASVG GmbH
Lochfeldstraße 28
76437 Rastatt
www.asvg.de

Andreas Möhrle
Prokurist / Leitung Abteilung Verwaltung & Finanzen


Herausforderung

Andreas Möhrle:

"Im Jahr 2016 wurde seitens der ASVG GmbH der strategische Beschluss gefasst, soweit möglich und sinnvoll, papiergebundene Unternehmensprozesse und Ablagestrukturen digital abzubilden. Dies soll Zug um Zug geschehen. Neben der allgemeinen Ablage von zentralen Unternehmensdokumenten sowie Kundendokumenten wie z.B. Vertriebspartnerverträgen, sieht ein besonderer Schwerpunkt die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung vor. Vor dem Hintergrund einer bestehenden Warenwirtschaft mit Finanzbuchhaltung, in der bereits die debitorischen Belege GoBD-konform gespeichert sind sowie kreditorische Belege geprüft und gebucht werden, sollen darüber hinaus die bislang manuellen Prozesse der Kreditorenbuchhaltung auf elektronische Verarbeitung umgestellt werden. Dies gilt sowohl für den Eingang von Lieferantenrechnungen bis hin zum Regulierungsverfahren und der abschließend digitalen Archivierung."

Lösung

Das Dokumentenmanagement- und Archivsystem envisia finder

Andreas Möhrle:

"Durch den Einsatz des Envisia Finder lassen sich manuelle Verfahrensabläufe sowie Kontroll- und Ablagevorgänge in eine digitale Umgebung überführen. Rechnungsbelege, die bereits auf dem elektronischen Weg im vordefinierten Format eingehen und legitimiert sind, werden automatisch als unbearbeiteter Rechnungseingang angezeigt. Postalische Rechnungseingänge werden unmittelbar nach Erhalt über das Xerox WorkCentre eingescannt, anstatt aufwendig in Ordnern und Akten abgelegt. Die im Standardumfang enthaltene Schnittstelle des Envisia Finder zu unserem Xerox WorkCentre ermöglicht es uns, Dokumente entweder direkt in unser Archiv zu senden oder einen Arbeitsprozess damit anzustoßen. Eine Besonderheit des Envisia Finders ist die einfache Gestaltungsmöglichkeit und Steuerung von individuellen Prozessen. Hier sind keine Programmierer mit teuren Anpassungen erforderlich. Diese Prozesse können von kundigen Benutzern selbst angelegt und gestaltet werden. Eine entsprechende Rechtevergabe, die ebenfalls im Envisia Finder integriert ist, dient als Voraussetzung.

Durch die Dashboard Funktion im Prozessbereich des Finders ist für legitimierte Benutzer jederzeit ersichtlich, wie weit wir in den einzelnen Arbeitsschritten sind und wer mit dem Dokument gearbeitet hat. Wichtige Informationen wie die Buchungsnummer aus unserer Warenwirtschaft, Kontierungs- und Zahlungsinformationen, werden durch uns zum Beleg direkt im Envisia Finder hinzugefügt und letztlich archiviert.

Der Envisia Finder ist Teil unserer digitalen Transformationsstrategie. Komplexes Ablegen und zeitaufwendiges Suchen entfällt dadurch. Arbeitsschritte sind klar nachvollziehbar und dokumentiert. Die revisionssichere Architektur des Envisia Finders gibt uns auch hinsichtlich der Gesetzgebung zur Aufbewahrung von Dokumenten volle Sicherheit."

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