Dokumente schnell und einfach finden

Digitales Dokumentenmanagement und Archivsystem

Der Unternehmensalltag

Die Papierberge stapeln sich bis zur Decke?

Sie benötigen viel kostbare Zeit zum Suchen von Dokumenten?

Sie möchten eine einfache und unkomplizierte Lösung?

Die anwenderfreundliche Komplettlösung

Alles in einer Box

Volltext-Suche

Geben Sie in Zukunft nur noch ein, nach was Sie suchen, und jedes Wort auf sämtlichen digitalen und eingescannten Dokumenten wird durchsucht.

Texterkennung (OCR)

Mit Hilfe der integrierten Texterkennungssoftware wird jedes lesbare Wort aus digitalen und eingescannten Dokumenten gelesen und kann somit gesucht werden.

Prozess Management

Geben Sie einheitliche und zentrale Wege für die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten vor. Bleiben Sie immer über den Bearbeitungsstand informiert und halten Sie somit alle Fristen ein.

Dokumenten Management

Nur noch ein zentraler Ablageort für alle wichtigen Dokumente Ihres Unternehmens. Somit findet jedes Teammitglied das richtige Dokument rasend schnell.

Revisionssichere Archivierung

Durch die revisionssichere Ablage gehen nie wieder Dokumente oder Revisionsstände von Dateien verloren.

Benutzerverwaltung

Einfache und schnelle Verwaltung von Benutzern und Zugriffsberechtigungen Ihres Teams direkt im System.

Datenspeicher

Sämtliche Ressourcen, Daten und Dokumente werden direkt auf der envisia finder Hardware gespeichert. Es ist kein Eingriff in die bestehende Infrastruktur erforderlich.

Datensicherheit

Mit Hilfe des integrierten Backup-Systems sind Ihre Daten sicherer als in einem Safe. Durch die verschlüsselte Sicherung aller Daten auf ein externes Medium kann sogar nach einem Komplettausfall der Stand wiederhergestellt werden.

Die eigene Suchmaschine

Für alle wichtigen Dokumente in Ihrem Unternehmen

Geben Sie nur noch ein, nach was Sie suchen und finden mit Hilfe der integrierten Volltextsuche Ihr gesuchtes Dokument.

Die Zeiten, in denen aufwendig und zeitintensiv nach Dokumenten in staubigen Archiven oder komplizierten Dateistrukturen gesucht werden musste, gehören endlich der Vergangenheit an.

Erschaffen Sie sich mit dem envisia finder Ihre eigene unternehmensweite Suchmaschine, mit der Sie und Ihr Team schnell und einfach alles finden.

Die Prozesse mühelos im Griff

Einheitliche und zentrale Wege für die Freigabe und Bearbeitung von Dokumenten

Optimieren Sie Ihren täglichen Arbeitsablauf durch die digitale, für Ihr Unternehmen individuell anpassbare Steuerung von Dokumenten im envisia finder. Definieren Sie Schritt für Schritt den einheitlichen Weg eines Dokuments bis zur endgültigen Archivierung. Somit sparen Sie kostbare Zeit.

Wählen Sie einzelne Personen oder Gruppen aus Ihrem Team, die Dokumente vor der Archivierung einsehen, bearbeiten, ergänzen oder freigeben müssen. Dank der zentralen Ablage behält jeder mühelos den Überblick über seine Aufgaben und nervenaufreibende Suchen nach verlegten Dokumenten bleiben aus.


Alles an einem Ort

Zentrale Ablage der Dokumente

Durch die Speicherung der Dokumente auf dem envisia finder gibt es für Sie und Ihr Team nur noch einen zentralen und einheitlichen Ablageort für alle wichtigen Dokumente in Ihrem Unternehmen.

Ob PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bilder, E-Mails oder eingescannte Dokumente - der envisia finder ist der optimale Ablageort, an dem jeder fündig wird.

Über die integrierten Schnittstellen des envisia finder können Sie Ihre Dokumente und Informationen aus externen Anwendungen, wie z.B. ERP- oder CRM- Systemen, leicht einbinden.


E-Mail Archivierung

UNVERZICHTBAR FÜR DIE DOKUMENTATION IHRER GESCHÄFTSPROZESSE

Die E-Mail-Kommunikation hat in ihrer Bedeutung andere Kommunikationswege wie Telefon, Brief, und Fax längst eingeholt, wenn nicht gar abgelöst. Der Postein- und ausgang der individuellen Mitarbeiteraccounts wird somit zur entscheidenden Informationsquelle, um einzelne Projektabläufe rechtssicher dokumentieren zu können. In vielen Unternehmen sind bisher noch die E-Mail-Nutzer für die Sicherung und die spätere Verfügbarkeit der Daten zuständig. Durch die weiterhin wachsende Bedeutung der E-Mail-Kommunikation wird die systematische Archivierung durch das Unternehmen jedoch unverzichtbar.

Alle wichtigen E-Mails des Teams im Überblick

Durch zentrale Speicherung der E-Mails auf dem envisia finder verfügen Sie über eine zuverlässige und rechtssichere Archivierung der gesamten E-Mail-Korrespondenz in Ihrem Unternehmen. Darüber hinaus kann das gesamte Team auf ausgewählte und freigegebene E-Mails zugreifen, wodurch der Informationsfluss im Team verbessert und Geschäftsprozesse spürbar vereinfacht werden. Individuell auf Ihre Anforderungen und Ihre Geschäftsprozesse abstimmbare Speicherregeln und Zugriffsberechtigungen gewährleisten ein Höchstmaß an Effizienz und Sicherheit.

Digitale Langzeitarchivierung

Dokumente GoBD konform speichern

Sparen Sie Platz, indem Sie Dokumente und E-Mails digital nach gesetzlichen Vorschriften sicher archivieren.

Der envisia finder ist für die aktuellen Richtlinien der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) des Bundesministeriums der Finanzen ausgelegt und kann somit zur revisionssicheren digitalen Archivierung von Dokumenten genutzt werden.

Das Maximum an Sicherheit

Die moderne envisia finder Hardware ist auf die aktuellsten Sicherheitsrichtlinien ausgelegt und so konzipiert, dass das höchste Maß an Sicherheit für die gespeicherten Daten gegeben ist. Durch die verschlüsselte Speicherung der Dokumente sind Ihre Daten zu jeder Zeit vor unerwünschten Zugriffen, Verlust und Ausfällen gesichert.

Einfacher Zugriff ohne Installation

Die intuitive envisia finder Benutzeroberfläche kommt ohne Installation einer zusätzlichen Software aus und kann einfach über einen Internetbrowser von jedem Gerät in Ihrem Firmennetz aufgerufen werden. Eine Anpassung Ihrer bestehenden Infrastruktur ist nicht notwendig.

Optimale Kontrolle im Team

Vergeben Sie im envisia finder kinderleicht Zugriffsund Benutzerrechte mit Hilfe der intuitiven Benutzerverwaltung. Legen Sie konsequent fest, wer Inhalte sehen und ändern darf und wer nicht. Durch den benutzerabhängigen Zugriff auf Prozesse und Bereiche des Archivs ist ein nicht autorisierter Zugriff auf Dokumente ausgeschlossen.

Lösungen im Einsatz

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