Digitale Personalakte: Was ab 2027 gilt und wie Sie startklar werden
Zum 31. Dezember 2026 endet die Übergangsfrist für die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Ab dann müssen Arbeitgeber diese Unterlagen elektronisch führen und bei der Betriebsprüfung digital bereitstellen, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Mit dem envisia finder organisieren Sie Ihre Personaldokumente zentral, eindeutig zugeordnet und geschützt.
Was ab 2027 gilt
Neu sind nicht die Unterlagen selbst, sondern die Form, in der sie geführt und bereitgestellt werden.
- 1. Januar 2022 Bestimmte begleitende Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden. Eine Befreiung ist möglich.
- 31. Dezember 2026 Die Möglichkeit, sich befreien zu lassen, endet.
- Ab 1. Januar 2027 Elektronisch führen und bei der Betriebsprüfung digital bereitstellen.
Welche Unterlagen betroffen sind
Unter anderem Erklärungen von Minijobbern, Sozialversicherungsmeldungen sowie Nachweise zur Versicherungsfreiheit und zur Elterneigenschaft.
Für wen das gilt
Für alle Arbeitgeber, unabhängig von Branche und Größe, auch bei wenigen Minijobbern.
Was jede Unterlage braucht
Eine eigene, lesbare Datei, eindeutig zugeordnet zu Dokumentart, Person und Zeitraum und über die gesamte Aufbewahrungsdauer verfügbar.
Wer verantwortlich ist
Der Arbeitgeber, auch wenn die Steuerberatungskanzlei die Lohnabrechnung erstellt.
Papierunterlagen, Aufbewahrungsfristen und die Abgrenzung zur elektronischen Betriebsprüfung (euBP): Antworten in den häufigen Fragen
Die digitale Personalakte im envisia finder
Der envisia finder organisiert Ihre Personaldokumente zentral, eindeutig zugeordnet, geschützt und übernimmt auf Wunsch wiederkehrende Arbeitsschritte. So wird aus einer Pflicht ein HR-Prozess, der Zeit spart.
Zuordnen und Wiederfinden
Befreiungsanträge, Bescheinigungen, Verträge: Jedes Dokument muss von Hand der richtigen Person zugeordnet werden. Und wenn ein Dokument gebraucht wird, beginnt die Suche.
Weniger händische Arbeit
Der envisia finder liest jedes Dokument aus und ordnet es selbst der richtigen Personalakte zu.
KI-Automationen, die mitdenken
Kundenindividuelle KI-Automationen erkennen die Sozialversicherungsnummer, den Namen oder andere definierte Parameter und ordnen das Dokument der passenden Personalakte zu und legen bei Bedarf auf den Arbeitsvertrag eine Wiedervorlage zum Probezeitende an.
In Sekunden gefunden
Sie finden Unterlagen über jedes lesbare Wort im Dokument oder direkt in der Personalakte des Mitarbeiters.
Verstreut und ungeschützt
Vertrag im Schrank, Zeugnis im Postfach, ein Ordner „Personal“ auf dem Laufwerk. Ohne abgestufte Rechte und ohne Zugriffs-Protokoll.
Datenschutz im Griff
Abgestufte Rechte, protokollierte Zugriffe und Wiedervorlagen für Fristen schaffen Ordnung bei sensiblen Daten.
Geschützt und nachvollziehbar
Über Benutzer- und Zugriffsrechte sehen nur Berechtigte die Personalakten. Benutzeraktionen werden protokolliert.
Cloud und Datenschutz
Der envisia finder läuft als Cloud-Lösung im Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Ihre Daten werden revisionssicher und DSGVO konform gespeichert.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Hat die Kanzlei das Dokument schon? Und was liegt eigentlich bei ihr? Die Abrechnung erstellt der Steuerberater. Die Nachweise, die im Unternehmen eingehen, muss das Unternehmen selbst vollständig und zugeordnet vorhalten.
Direkter Draht zur Kanzlei
Sie und Ihre Steuerberatung arbeiten mit denselben Unterlagen. Sicher und verschlüsselt übermittelt, ohne E-Mails, Ausdrucke oder doppelte Ablage.
Vollständig bei Ihnen
Alle Nachweise liegen vollständig und zugeordnet in Ihrem envisia finder, unabhängig davon, was die Kanzlei gerade abruft.
Ihre Kanzlei hat immer alles
Relevante Dokumente gehen automatisch über die DATEV-Schnittstelle an Ihre Kanzlei. Auf Wunsch erhält sie zusätzlich einen eigenen Zugang zum envisia finder. So ist Ihre Steuerberatung immer auf dem aktuellen Stand, ohne dass jemand an die Übermittlung denken muss.
So findet ein Dokument seine Personalakte
- Dokument geht ein Per Datei, Scanner oder E-Mail.
- Text erkennen Jedes Wort im Dokument wird durchsuchbar, auch bei eingescannten Papieren.
- Mitarbeiter erkennen Die KI erkennt, zu wem das Dokument gehört: am Namen oder an der Sozialversicherungsnummer.
- Einordnen und erinnern Die KI erkennt die Dokumentart und legt bei Bedarf eine Wiedervorlage an, z.B. zum Ende der Probezeit.
- In der Personalakte ablegen Sichtbar nur für Berechtigte, z.B. Personal und Lohn.
- An Steuerberater Wenn eingestellt, geht das Dokument automatisch über die DATEV-Schnittstelle an Ihre Steuerberatung.
- Benachrichtigen Wenn hinterlegt, erhält die zuständige Person oder das Team eine Benachrichtigung, sobald eine Wiedervorlage fällig ist.
Unterschriebener Minijob Befreiungsantrag: Er wird gescannt, der envisia finder erkennt Name, Sozialversicherungsnummer oder andere definierte Parameter und legt das Dokument mit Dokumentart und Datum in korrekte Personalakte ab. Sichtbar nur für Benutzer aus Personal und Lohn. Fordert der Prüfer später alle Minijob-Unterlagen eines Jahres an, ist das ein Klick entfernt.
Ihr Weg zur digitalen Personalakte
1. Beratungstermin
Wir besprechen nicht nur, welche Anforderungen Ihr Unternehmen erfüllen muss. Wir schauen uns auch Ihren gesamten Prozess und Ihre Dokumente an.
2. Workshop
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir die passende Ablagestruktur und das Vorgehen für Ihr Unternehmen.
3. Einrichtung & Schulung
Wir setzen das Konzept im envisia finder für Sie um und schulen alle Beteiligten. Dabei passt sich der envisia finder an Ihre Bedürfnisse an.
4. Go-live
Ihr Team arbeitet mit dem envisia finder, findet jede Unterlage mit wenigen Klicks wieder und wird benachrichtigt, wenn etwas Wichtiges ansteht.
30 Minuten, ein Ziel: startklar für die digitale Personalakte
Wir zeigen Ihnen, was ab Januar 2027 eingehalten werden muss und wie Sie das direkt im envisia finder umsetzen. Kostenlos und unverbindlich.
Ablauf
- 10 Min.Was ab Januar 2027 gilt
- 15 Min.Live im envisia finder: Akte, Zuordnung, Rechte, Finden
- 5 Min.Ihre Fragen
Online über Microsoft Teams
Mehr als Pflichterfüllung
Die gesetzliche Frist ist ein guter Anlass. Der eigentliche Gewinn ist eine Personalablage, die geschützt ist, sich ein Stück weit selbst organisiert und bei der nächsten Prüfung keine Suche mehr auslöst.
Maximillian Klundt
Geschäftsführer
envisia GmbH
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Wir führen eine kostenlose Live-Demo für Sie durch.
Software made in Germany and Support in Germany. Bei uns bekommen Sie einen persönlichen Ansprechpartner aus unserem Haus, der Ihre individuellen Anliegen versteht und Ihnen weiterhilft.
Ihr Ansprechpartner
Niklas RitzenhoffBusiness Development Manager
+49 7644 92665-12
n.ritzenhoff@envisia.de
